کایزن بیشتر تفکری فلسفی است نه صرفا روشی برای بهبود بهره‌وری که معمولا برای برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی کارهای روزمره‌تان به‌کار می‌گیرید. برخلاف روش‌هایی که بر انجام دادن و تکمیل کارها تمرکز دارند، کایزن روشی برای تفکر و نظم بخشیدن به همه چیز است، از روش کاری‌ِ خودتان گرفته تا روشی که تیم‌تان برای فعالیت به کار می‌گیرد.

با اینکه معنی تحت‌الفظی کایزن «تغییر خوب» است، ولی در چرخه‌ی بهره‌وری به معنای «پیشرفت دائمی و مداوم» است. به بیان ساده، تمامی قسمت‌های سازمان باید همواره سعی کنند که فعالیت‌هایشان را بهتر از قبل انجام دهند. این فلسفه برای اولین بار زمانی شکل گرفت که بعد از جنگ جهانی دوم، تعداد زیادی از شرکت‌های ژاپنی به این نتیجه رسیدند که انجام کارها به روش‌های پیشین فکر خوبی نیست، خصوصا وقتی گزینه‌های بهتری وجود دارند که امکان انجام کارها به روش‌های رقابتی‌تر را فراهم می‌کنند.

ایده‌ی کایزن که از رقبای غربی و روش‌های تولیدی گرفته شده بود، به معنای تلاش‌های همه جانبه‌ی سازمان در جهت پیشرفت در روش‌های تولید و فعالیت‌های تجاری با محترم شمردن محصول و صنعت یا افرادی است که در تهیه‌ی آن دخالت دارند.

این پیشرفت مداوم می‌تواند به شش مرحله‌ی زیر تقسیم شود:

1. استانداردسازی: رسیدن به یک فرایند ویژه برای فعالیت‌های خاصی که قابل‌ تکرار و منظم هستند.
2. اندازه‌گیری: با استفاده از داده‌های واقعی مثل زمان تکمیل فعالیت، ساعت‌های کار و غیره، بررسی کنید که آیا این فرایند مؤثر هست یا خیر.
3. مقایسه: ابعاد و اندازه‌ها را با نیازها و خواسته‌ها مقایسه کنید. آیا این فرایند در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند؟ آیا زمان زیادی از شما می‌گیرد؟ آیا نتایج مورد نظر از طریق این فرایند قابل دسترسی هستند؟
4. نوآوری: برای انجام کارها یا رسیدن به نتایج مشابه، به دنبال راه‌های تازه‌تر و بهتر باشید. به مسیرهای زیرکانه‌تر و مؤثرتر برای افزایش بهره‌وری فکر کنید.
5. استانداردسازی: برای فعالیت‌های مؤثر، فرایند‌های مشخص و قابل‌ تکرار ایجاد کنید.
6. تکرار: به مرحله‌ی اول برگردید و همه‌ی مراحل را تکرار کنید.

ممکن است در ابتدا خسته‌کننده و وقت‌گیر به‌نظر برسد ولی بعد از مدتی این کار بخشی از رویکرد فکری شما یا جزئی از فرهنگ تیمی یا سازمانی‌تان خواهد شد.

لازم است اشاره کنیم که مفهوم کایزن به هر تغییری اطلاق نمی‌شود. بلکه کایزن پیشرفتی آگاهانه و مداوم است و تغییراتی که فایده‌ای برای شما ندارند، نباید اتفاق بیفتند. به هر حال، بهره‌وری شمشیری دولبه است. گاهی به جای اینکه برای انجام کار اصلی‌تان وقت بگذارید، باید برای امتحان چیزهای تازه و پیدا کردن ابزار جدید وقت بیشتری بگذارید. وقتی در جست‌وجوی راهکارهایی برای بهینه‌سازیِ کارتان هستید، به یاد داشته باشید که بهترین روش برای رسیدن به بهره‌وری، روشی است که باعث شود کارها را بهتر انجام دهید.