کلمه BPM مخفف «مدیریت فرایند کسب‌و‌کار» است.

متدولوژی مدیریت فرایند کسب‌و‌کار بر بهینه‌سازی نتایج از طریق ایجاد پیشرفت در فرایندهای بی‌وقفه تمرکز دارد و وجود آن برای هر سازمانی با هر اندازه‌ای ضروری است.

با BPM، برنامه‌ریزی برای تمام فعالیت‌های یک سازمان، ممکن خواهد بود. به این ترتیب، مدیریت ارشد سازمان قادر به تحلیل، تعریف، اجرا، نظارت و مدیریت موثرتر فرایندهای کاری سازمان خود خواهد بود.

BPM از طریق برنامه‌ریزی نه تنها «نقشه پرواز» را ارائه می‌دهد، بلکه این امکان را برای شما فراهم می‌آورد تا بر اجرای وظایف هر یک از کارکنان سازمان کنترل داشته باشید، به طوری که همه چیز مطابق نقشه پیش برود.

زمانی که سازمان در پیاده‌سازی BPM موفق باشد، خط تولید در سازمان برای نیل به اهداف از پیش تعیین شده، هماهنگ با یکدیگر عمل خواهد نمود.

مزیت‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار

شرکتی که فرایندهای کاری خود را نشناسد، در وضعیت نابرابری در بین رقبای خود در بازار قرار می‌گیرد. مدیران با رویکرد «مدیریت فرایند کسب‌وکار» از همه مسائل مربوط به سازمان خود آگاه‌ی خواهند یافت.

به‌علاوه، همه کارکنان سازمان می‌توانند از جایگاه خود در شرایط کلی سازمان درک شفاف‌تری داشته باشند. در نتیجه، این موضوع بهتر قابل درک خواهد بود که هر یک چه اثری در تحقق اهداف سازمان خواهند داشت.

اما این موارد تنها اتفاقات مثبت بهره‌گیری از این سیستم نیست. بهبودهای داخلی دیگری نیز روی می‌دهند که این بهبودها عبارتند از:

۱- شفافیت بیشتر

مدیریت فرایند کسب‌وکار باعث شفافیت بیشتر در سازمان خواهد شد، زیرا همه کارکنان از فرایندها آگاه می‌شوند و می‌توانند فعالیت‌های خود را با میدان دید بیشتری در قبال مدیران و مشتریان سازمان به اجرا در آورند. در ادامه به چند مثال اشاره خواهیم کرد.

مشتری می‌تواند میزان پیشرفت درخواست‌های خود را پیگیری نماید. اینکه درخواست او در چه وظیفه‌ای از وظایف تعریف شده در فرایند قرار گرفته است و اینکه با درخواست او در هر مرحله چه داده‌هایی ثبت شده‌اند.

مدیر می‌تواند پیگیری کند که هر کارمند چه کاری انجام می‌دهد و در چه مرحله‌ای از هر فرایند ایفای نقش می‌نماید. همچنین مدیر سازمان خواهد توانست صف وظایف اجرا نشده و باقیمانده در فرایندها را رویت نماید.

 ۲- کنترل بیشتر

مدیریت فرایند کسب‌وکار بر افرادی که در فرایند کار می‌کنند، نظم بیشتری را حاکم می‌سازد.

هیچ خریدی را بدون حداقل سه بودجه‌بندی نمی‌توان تکمیل کرد.

بدون آن‌که بخش مالی، اطلاعات مربوط به مسائل مالی معلق یک کارمند را ارائه نماید، نمی‌توان کارمند را اخراج کرد.

با این شیوه، در حسابرسی به دلیل کمبود مدرک مشکلی در اجرای فرایند پیش نخواهد آمد.

و به صورت کلی با اجرای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، مدیر سازمان کنترل بیشتری بر کیفیت اجرای فرایندهای سازمان خواهد داشت.

 ۳- بهره‌وری بیشتر

حذف برخی از موانع (برای مثال، فقدان ارتباط و ابهام)، تسهیل جریان کار و افزایش آگاهی کارکنان از سهم فعالیت‌هایشان به افزایش بهره‌وری کارکنان کمک می‌کند. همچنین بهبود مستمر فرایند کسب‌وکار، شرکت را قادر می‌سازد تا به نتایج بهتری دست پیدا کند.

۴- افزایش چابکی

رویکرد BPM می‌تواند تحرک یا چابکی را برای فرایندها و اجرای فعالیت‌های سازمان تزریق نماید.

در هر نرم‌افزاری که برای کنترل فرایندهای کسب‌وکار مورد استفاده قرار می‌گیرد، وظایف برنامه‌ریزی شده‌اند و هر اقدام در زمان مناسب به بهترین شیوه ممکن انجام خواهد پذیرفت. علاوه بر این، همه نیازهای عضو بعدی تیم برای اجرای وظایف خود در داخل سیستم فراهم می‌شوند.

این ویژگی باعث افزایش چابکی فرایندهای شرکت می‌شود و زمان پاسخ دهی به تغییرات بازاری را کاهش می‌دهد. بدون شک این یکی از مزایای کلیدی نرم افزارهایی است که برای کنترل فرایند کسب‌و‌کار مورد استفاده قرار می‌گیرند.

۵- افزایش کارایی

چنانچه کارمندان درک بهتری نسبت به چگونگی انجام فرایندهای شرکت داشته باشند، وظایف خود را موثرتر انجام خواهند داد.

مشتری ادراک قوی‌تری از کیفیت محصول یا خدمت ارائه شده توسط سازمان خواهد داشت و فعالیت شرکت برای نمایش و ارائه در بازار راحت‌تر خواهد شد.

۶- افزایش امنیت

مدیریت فرایند کسب‌و کار باعث افزایش امنیت اطلاعات در درون سازمان خواهد شد.

به جای آن‌که ایمیل‌ها و صفحه‌های گسترده به صورت پراکنده نگه‌داری شوند، همه داده‌ها و اطلاعات سازمان در یک پایگاه داده به صورت متمرکز جای می‌گیرند.

چنانچه زیرساخت نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب‌وکار ابری باشد، توسعه‌دهنده نرم‌افزار مسئول کنترل سیستم و اجرای پشتیبان‌‌گیری از سیستم خواهد بود. شرکت‌هایی نظیر آمازون خدماتی با بالاترین کیفیت و دسترسی‌پذیری را ارائه می‌کنند و مورد اعتماد سرویس‌هایی مثل HEFLO، Netflix، Airbnb و دیگران قرار دارند.

۷- معقول‌سازی هزینه‌ها

فرایندهای کارآمدتر باعث کاهش هزینه‌های عملیاتی خواهند شد. دلیل کاهش هزینه‌ها این است که فعالیت‌ها، کارکردها و منابع به طور موثرتر و معقولانه‌تر توزیع می‌شوند.