گزارش عملکرد روزانه داشته باشید

مدیران باید بدانند

سرپرستان باید گزارش دهند

کارشناسان باید گزارش گیری کنند

کارمندان و پرسنا باید گزارش نویسی کنند.

چرا گزارش نویسی:

چون کارشناسان در جریان روند فعالیتی پرسنل قرار بگیرند.

چون سرپرستان بایستی به موقع موارد را جهت تجزیه و تحلیل به مدیران بالادستی گزارش دهند.

مدیران بایستی جهت رفع موانع راهکاریابی کنند .

چگونه گزارش بنویسیم؛  منظور از گزارش دقیقا چیست.

خیلی از افراد نمی‌دانند چه باید بنویسند.

گزارش چیست؟
گزارش بر حقایق تمرکز می‌کند. اصولا گزارش یک سند مختصر و مفید است که برای هدف خاص نوشته می‌شود، معمولا مشکل یا موقعیتی را تجزیه و تحلیل می‌کند و برای اقداماتی که در آینده باید صورت گیرند، توصیه‌هایی ارائه می‌دهد. گزارش با واقعیت‌ها سر و کار دارد، بنابراین باید شفاف و خوش‌ساخت باشد.

ملزومات ساختار و محتوای گزارش در هر سازمان یا هر بخشی متفاوت است ، پس بهتر است در این زمینه دستورالعمل ویژه ای تعیین گردد.

گزارش‌ ممکن است شامل همه یا چند مورد از موارد زیر باشد:
توصیفی از ترتیب رویدادها یا موقعیت‌ها؛
تفسیری از مفهوم و اهمیتی که این رویدادها دارند، این تفسیر می‌تواند از دیدگاه خود شما نشأت گرفته باشد و یا از جانب افراد دیگر باشد که در این صورت حتما باید ارجاعی به آن افراد و نقل قول‌شان شده باشد؛
ارزیابی حقایق یا نتایج تحقیق‌تان؛
بحث در مورد نتایج احتمالی اقدامات آتی؛
توصیه‌ی شما در مورد اقدامات آتی؛

گزارش نویسی
مرحله‌ی اول: دستور کارتان را بدانید
معمولا قبل از اینکه گزارش را بنویسید دستور کار شفافی از اینکه چه چیزی باید مورد مطالعه قرار بگیرد و گزارش برای چه کسانی آماده می‌شود، دریافت می‌کنید. اول از همه دستور کارتان را خوب مطالعه کنید و دقیقا بدانید گزارش برای چه کسی نوشته می‌شود.و اینکه می‌خواهید خواننده بعد از خواندن آن چه کاری انجام دهد، آیا مثلا قرار است تصمیمی اتخاذ کند یا به توصیه‌ای عمل کند.

مرحله‌ی دوم: در تمام مدت دستور کار را در ذهن داشته باشید

در گزارش نویسی، هنگام برنامه‌ریزی و نوشتن حتما دستور کار را در ذهن داشته باشید، اینکه برای چه کسی و چرا می‌نویسید؟ تمام افکار شما باید بر این موضوع تمرکز داشته باشد . همینطور که مطالعه و تحقیق می‌کنید، مطالب را با توجه به موضوع دسته‌بندی کنید.

نتیجه گیری:

ارزش گذاری روند فعالیت پرسنل از روی گزارش روزانه پرسنل + گزارش روزانه کارشناسان و جمع بندی سرپرستان و اعلام به مدیران مشخص میگردد.

حق طبیعی و ملزم پرسنل زحمت کش است تا ضمن بهره مندی از تشویق ها و امتیازات مشخصه از سایر پرسنل متمایز گردند.

اطلاع بموفع از وقایع پیش بینی شده یا احتمالی نظیر ایمنی ، حفاظتی ، بهداشتی ، تولیدی ، کیفی و فردی ، فنی و …. می بایستی در گزارش های مورد تاکید باشد.

یک گزارش خوب عصای دست مدیران است تا بتوانند در جهت پیشبرد اهداف عالیه و مشخصه سازمانی حرکت کنند لذا موتور محرکه این اهداف که منابع انسانی هستند جدا از بحص نظارت فردی و عینی با همین گزارش ها کانالیزه می گردند.

 

 


رفتن به نوارابزار