سیستم های اطلاعات مدیریتی (MIS)

سیستم های اطلاعات مدیریتی (MIS)

برای مدیران، سیستم اطلاعات مدیریتی یک پیاده‌سازی از سیستم‌ها و روال‌های سازمانی است. برای برنامه‌ نویس، MIS چیزی جز پردازش و ساختار فایل نیست، با این حال، پیچیدگی زیادی دارد. سه عنصر سیستم، اطلاعات و مدیریت تعریف کاملی از MIS بیان می کند.

سیستم اطلاعات مدیریتی را می توان به شکل زیر تحلیل کرد:

مدیریت

مدیریت، برنامه ریزی، کنترل و مدیریت عملیات را پوشش می دهد. مدیریت ارشد، برنامه ریزی می کند، مدیریت سطح میانه، روی کنترل تمرکز می کند؛ و مدیریت سطح پایین تر، با مدیریت واقعی مواجه است.

اطلاعات

اطلاعات در MIS به معنی پردازش داده است که به برنامه ریزی، کنترل و عملیات کمک می کند. داده ها پردازش شده اند، (یعنی ثبت شده، خلاصه شده، مقایسه شده و در نهایت به صورت گزارش MIS به مدیریت ارائه می شوند.)

سیستم

داده ها با کمک یک سیستم به اطلاعات پردازش می شوند. سیستم شامل ورودی، پردازش، خروجی و بازخورد یا کنترل است. بنابراین MIS به معنی یک سیستم برای پردازش داده ها است تا اطلاعات مناسب را برای مدیریت برای انجام وظایف به او بدهد.

تعریف MIS

سیستم اطلاعات مدیریتی و یا “MIS” یک سیستم برنامه ریزی شده برای جمع آوری، ذخیره سازی و انتشار اطلاعات برای انجام وظایف مدیریت است.

اهداف MIS

یک سیستم اطلاعات مدیریتی با هدف سازماندهی ساختار سازمانی در عملیات آن در جهت افزایش رقابت پذیری و بهره وری کار می کند. هدف این سیستم های عبارتند از:

  • شناسایی اطلاعات: شناسایی و ثبت اطلاعات مختلف از داخل و خارج از سازمان در جهت تصمیم سازی
  • پردازش اطلاعات: اطلاعات شناسایی شده برای اموری مانند برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگ سازی، مدیریت و کنترل عملیات پردازش می شوند. پردازش اطلاعات شامل عملیاتی مانند محاسبات، مرتب سازی، دسته بندی و خلاصه سازی دیتا می باشد.
  • ذخیره سازی اطلاعات: اطلاعات یا داده های پردازش شده باید برای استفاده در آینده ذخیره شوند.
  • بازیابی اطلاعات: سیستم باید بتواند این اطلاعات را از ذخیره سازی و زمانی که توسط کاربران مختلف مورد نیاز است بازیابی کند.
  • انتشار اطلاعات: اطلاعات و یا محصول نهایی MIS باید با استفاده از شبکه سازمانی به طور دوره ای برای کاربران منتشر شود.

مشخصات MIS

در زیر ویژگی های MIS لیست شده است:

  • باید بر اساس برنامه ریزی بلند مدت باشد.
  • باید یک دید کلی از پویایی و ساختار سازمان ارائه دهد.
  • باید به عنوان یک سیستم کامل و جامع که تمام زیر سیستم های متصل در داخل سازمان را پوشش می دهد، کار کند.
  • باید به صورت یک روش بالا به پایین برنامه ریزی شود، زیرا تصمیم گیرندگان و یا مدیریت باید به طور فعال درگیر شوند و مسیر مشخصی را در مرحله توسعه سیستم های اطلاعاتی فراهم کنند.
  • باید بر اساس نیاز به اطلاعات استراتژیک، عملیاتی و تاکتیکی مدیران یک سازمان باشد.
  • باید قادر به پیش بینی و تخمین و تولید اطلاعات پیشرفته، در نتیجه ارائه مزیت رقابتی باشد. تصمیم گیران می توانند اقدامات را بر اساس چنین پیش بینی ها انجام دهند.
  • باید ارتباط بین همه زیر سیستم ها را در داخل سازمان برقرار سازد تا تصمیم گیرندگان بتوانند بر اساس یک دیدگاه یکپارچه تصمیم درست بگیرند.
  • باید جریان آسان اطلاعات را از طریق زیر سیستم های مختلف دریافت کند، بنابراین باید از انحراف و دوگانگی داده ها اجتناب شود تا این عملیات را تا حد امکان عملی کند.
  • اگر چه MIS یک سیستم یکپارچه و کامل است، باید به گونه ای انعطاف پذیر ساخته شود که بتواند به راحتی در صورت لزوم به زیر سیستم های کوچکتر تقسیم شود.
  • دیتابیس مرکزی، ستون یک MIS خوب می باشد.

مشخصات MIS کامپیوتری

در زیر ویژگی های یک MIS کامپیوتری که به خوبی طراحی شده، آمده است:

  • سیستم باید قادر به پردازش داده ها با دقت و با سرعت بالا، با استفاده از تکنیک های مختلف مانند تحقیق عملیاتی، شبیه سازی، هیوریستیک و غیره باشد.
  • سیستم باید قادر به جمع آوری، سازماندهی، دستکاری و به روز کردن مقدار زیادی از داده های خام مرتبط و غیر مرتبط با منابع مختلف داخلی و خارجی در دوره های مختلف زمانی باشد.
  • سیستم باید اطلاعات زمان واقعی در مورد رویدادهای در حال اجرا بدون هر گونه تاخیری بیان کند.
  • سیستم باید از فرمت های مختلف خروجی پشتیبانی کند و از آخرین قوانین و مقررات پیروی کند.
  • سیستم باید اطلاعات سازمان یافته و مرتبط را برای تمام سطوح مدیریت ارائه دهد: استراتژیک، عملیاتی و تاکتیکی.
  • سیستم باید انعطاف پذیری زیاد در ذخیره و بازیابی اطلاعات را داشته باشد.

ماهیت و دامنه MIS

نمودار زیر نشان دهنده ماهیت MIS است:

سیستم های اطلاعات مدیریتی